Ecrire des modèles d’emails prêts à l’emploi

Une grosse fonctionnalité vient de sortir cette semaine : la possibilité de générer et d’envoyer par le Refuge, à une ou plusieurs personnes, des modèles d’emails comprenant des champs dynamiques. WOW. Un peu plus d’explications…

L’idée ?

L’idée est de faciliter le lien entre les animateurs et leurs communautés, en partageant des modèles d’emails (réduisant drastiquement le temps de rédaction des emails-type) et en permettant leur envoi personnalisé à chaque personne.

L’envoi personnalisé est permise par l’utilisation de champs dynamiques. Un champ dynamique, c’est un bout de texte ou de code qui est remplacé automatiquement par la bonne valeur à chaque envoi d’email. Ici par exemple {{ user.first_name }} est remplacé par le prénom de l’utilisateur dans chaque email.

Modèles spéciaux

Deux modèles sont spéciaux : le mail de bienvenue, celui d’au-revoir. Ils sont obligatoires dans le système car liés aux actions de création ou d’archivage d’un profil. Ils sont éditables mais non supprimables. À tout moment, si vous n’êtes pas contents des modifications que vous avez faites, vous pouvez les réinitialiser à leur valeur initiale en cliquant sur « Réinitialiser le modèle ».

Création d’un modèle

Pour trouver les modèles déjà disponibles et en créer un nouveau, rendez-vous dans le menu Emails -> Modèles. Vous pouvez rajouter autant de modèles que vous voulez. Le tag « Libre » est automatique et signifie que ce modèle n’est pas un modèle spécial.

Utilisation des champs dynamiques

Pour utiliser les champs dynamiques, copiez-collez n’importe quel champ de droite dans une balise encadrée de deux accolades : {{ }}. La documentation complète sur l’utilisation des champs dynamiques est ici (Liquid). Pour les champs de date et leur mise en forme, voici la page qui vous aidera à rendre ça joli (à noter que les dates sont au format US, donc il faut contourner un peu l’écriture par défaut pour avoir quelque chose d’un peu plus français).

Modification d’un modèle

Modification définitive

Rendez-vous comme ci-dessus dans Modèles, modifiez et enregistrez. Notez que si vous procédez à un changement de cette manière, cela prend effet pour tous les autres animateurs. Si vous voulez créer un nouveau modèle que vous jugez spécifique à votre propre usage, vous pouvez lui donner votre nom (afin de le distinguer des autres modèles).

Modification ponctuelle (pour un envoi)

À chaque envoi d’email(s), vous aurez la possibilité de ré-éditer le mail avant qu’il parte. Si vous souhaitez envoyer un modèle d’emails à plein de gens mais y faire une légère modification ponctuelle, ne modifiez donc pas le modèle mais éditez-le juste avant envoi.

Utilisation des modèles

Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs, puis cliquer sur Actions groupées -> Envoyer un email à ces utilisateurs. Une fenêtre apparaît qui vous demande de sélectionner le modèle. Choisissez donc.

Vous arrivez ensuite sur la page d’édition et d’envoi. Vous y voyez (et pouvez éditer) l’email que vous allez envoyer, les personnes qui ont été sélectionnées (vous pouvez refaire un tri ici).

En-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemblera exactement l’email que recevra chacune des personnes, avec la vision « Aperçu ».

Quand vous êtes satisfait·e, vous envoyez !

Vous pouvez aussi envoyer un modèle directement depuis la page profil d’un membre :

Ou depuis la page d’une suggestion :

Et cetera et cetera !

Les messages sont liés à leurs commentaires

Côté admin, vous aviez la possibilité de fouiller parmi les messages (ou posts), ainsi que parmi les commentaires, mais les deux n’étaient pas liés. Pas pratique, il faut l’avouer, alors nous avons maintenant réglé cela : trouvez un message, et vous aurez avec tous les commentaires associés !

Les offres, ou « bons plans », ont fière allure !

Depuis plusieurs mois, la page Offres (Bons plans) commençait à sérieusement nous faire mal aux yeux… C’est maintenant réparé, avec un design bien plus compréhensible et invitant plus à l’usage de cette page !

Une distinction est faite entre les offres correspondant à des services ou produits géolocalisés, et les offres en ligne, accessible partout et pour tous ! Les catégories, au-dessus, permettent de filtrer sa recherche, et un nouveau Tri permet de classer ces offres par popularité plutôt que par date d’ajout.

À présent, vous pouvez plus rapidement repérer les offres qui vous plaisent, avec le nom du service / produit qui apparaît ainsi qu’un petit texte court d’explication. Lorsque vous cliquez, toujours, un texte plus long explique le fonctionnement de l’offre, et vous pouvez voir combien de personnes l’ont déjà utilisée et recommandée.

Maintenant, libre à vous d’en négocier d’autres et de les proposer à vos animateurs !

[Admin] Suivi du taux de remplissage des profils

Vous aimeriez bien suivre l’utilisation du Refuge par vos membres, et notamment pouvoir relancer ceux qui n’ont pas encore bien rempli leur profil ? C’est à présent tout à fait possible : nous avons créé un nouveau filtre « Profils incomplets », dans lequel vous avez une colonne affichant le taux de remplissage de chaque profil. Dans la colonne de filtres à droite, vous pouvez affiner votre recherche en spécifiant le taux maximum ou minimum de remplissage que vous souhaitez, puis envoyer un mail à tous les concernés en sélectionnant les profils, puis « Action groupée » => « Envoyer un mail à tous ».

Un Refuge bien rempli, c’est un Refuge plein de vie !

Des emails instantanés pour vos notifications !

Avant, vous receviez une fois par jour ou une fois par semaine un « récap » de vos notifications non lues. Potentiellement, entre temps, vous aviez loupé bien des choses. Et puis ce n’était pas un fonctionnement très… naturel.

Rassurez-vous, nous avons changé cela ! À présent, vous recevez un mail pour chaque notification, et pouvez tout simplement désactiver cet envoi : soit dans le mail, soit au niveau des notifications, sur le Refuge.

[Admin] Annonces aléatoires

Vous souhaitiez diffuser plusieurs infos mais jusque là vous ne pouviez avoir qu’une seule annonce en ligne ? C’est maintenant réglé avec la possibilité d’avoir plusieurs annonces en ligne en simultané !

Alors vous vous direz : « Oui mais il n’y a pas la place ? Il n’y en a qu’une qui apparaît ? Comment est-elle sélectionnée ? ». Toutes ces questions sont légitimes et la réponse tient dans l’affichage aléatoire à chaque chargement de la page d’une annonce, puis d’une autre, puis d’une autre… tant qu’elles sont actives côté admin.

Au passage, nous avons supprimé l’ « auteur » de l’annonce. En effet, pour cet usage, celui-ci n’était pas pertinent et la nécessité d’en mettre un était problématique.

 

 

[Admin] Modifier des intitulés et textes par défaut

Vous en avez marre de voir les événements s’appeler « Evénements » mais vous préféreriez les appeler « Apéros », « Pourparlers » ou « Feux de camp » ? Rien de plus simple ! Pour ce faire, il suffit de trouver la « clef » de cet élément dans la base de données du Refuge et de le changer (en en faisant une traduction).

Un exemple

Pour changer le mot « Evénements », par exemple (dans le menu de gauche), sa clef est : main.sidebar.events.

Vous vous rendez donc dans l’admin, dans Configuration puis Traductions. Vous cliquez sur « Créer traduction ». Vous entrez la clef dans le champ clef, et la nouvelle appellation dans le champ d’en-dessous. Et c’est tout bon !

Où puis-je trouver les clefs ?

Vous vous demandez si un élément est modifiable ? Rendez-vous sur : http://[L’URL-de-votre-Refuge]/?voir_cles.

Vous voici sur la page d’accueil de votre Refuge, seulement tous les noms d’éléments modifiables sont changés pour le nom de la clef associée (comme dans l’exemple ci-contre).

Voici une liste (non exhaustive) des traductions disponibles :

  • Le nom de votre Refuge : company.plateform_name
  • Le menu Annuaire des membres : main.sidebar.user_directory
  • Le menu Liste des événements : main.sidebar.events
  • Le menu des Offres / Bons plans : main.sidebar.deals
  • Le menu de la Bibliotèque / des documents : main.sidebar.documents
  • Le menu de la page Accès : main.sidebar.access
  • Le message par défaut écrit dans la barre de recherche : main.headbar.placeholder
  • Le message (disclaimer) écrit dans le champ d’écriture d’un message en page d’accueil : views.messages.new.placeholder
  • Le bouton vert « Tous les lieux » de filtre des messages en page d’accueil : views.index.all_cities
  • Le bouton Orange « Toutes les catégories » de filtre des messages en page d’accueil : views.index.all_categories

Il vous semble manquer une clef de traduction ? Vous aimeriez changer un autre élément ? N’hésitez pas à nous le faire savoir !

 

Modifier ses messages et ses commentaires

Vous aviez un message important à passer à la communauté. Vous passez du temps sur le message que vous écrivez, vous réfléchissez à la formulation… peut-être même décidez d’y insérer un gif ? Comme je vous comprends… et BIM : vous cliquez sur Envoyer ! Juste pour réaliser dans la seconde que vous avez fait une énorme faute d’orthographe. Du genre trop la honte. Nous avons pensé à vous !

Vous avez à présent la possibilité de modifier vos annonces et vos commentaires ! Pour ce faire, il suffit tout simplement de cliquer sur… Editer :).

Intégrer les événements du Refuge dans votre propre calendrier

Pour vous, il serait très pratique de pouvoir intégrer les événements présents sur le Refuge dans votre propre calendrier ? Nous vous comprenons très bien ! Du coup, nous vous avons donné accès au flux iCal lié à ce calendrier. C’est le standard vous permettant d’intégrer ce flux d’événements dans n’importe quel calendrier (Google Agenda, Outlook…).

Pour ce faire, rendez-vous sur l’onglet Evénements. En bas à droite, vous trouverez aisément le lien iCal, que vous copiez. Rendez-vous ensuite sur votre agenda à vous, et créez un nouveau calendrier / flux (la procédure varie selon l’agenda que vous utilisez). Pour la provenance des événements, indiquez ce lien.

flux-ical

À titre d’exemple, sur Google Agenda, ça se passe ici :

iCal-google

Un flux RSS pour les petites annonces

Vous souhaitez ne jamais louper une petite annonce ? Pour vous, nous avons configuré le flux RSS de ce flux, qui est disponible sur la petite icône. Comment ça marche ? Il suffit de copier le lien de l’icône (soit clic droit – copier le lien, soit vous ouvrez le lien et copiez l’URL dans votre navigateur), puis de se rendre dans son aggrégateur de RSS préféré et d’y coller ce lien pour ajouter le flux.

flux-rss