Ecrire des modèles d’emails prêts à l’emploi

Une grosse fonctionnalité vient de sortir cette semaine : la possibilité de générer et d’envoyer par le Refuge, à une ou plusieurs personnes, des modèles d’emails comprenant des champs dynamiques. WOW. Un peu plus d’explications…

L’idée ?

L’idée est de faciliter le lien entre les animateurs et leurs communautés, en partageant des modèles d’emails (réduisant drastiquement le temps de rédaction des emails-type) et en permettant leur envoi personnalisé à chaque personne.

L’envoi personnalisé est permise par l’utilisation de champs dynamiques. Un champ dynamique, c’est un bout de texte ou de code qui est remplacé automatiquement par la bonne valeur à chaque envoi d’email. Ici par exemple {{ user.first_name }} est remplacé par le prénom de l’utilisateur dans chaque email.

Modèles spéciaux

Deux modèles sont spéciaux : le mail de bienvenue, celui d’au-revoir. Ils sont obligatoires dans le système car liés aux actions de création ou d’archivage d’un profil. Ils sont éditables mais non supprimables. À tout moment, si vous n’êtes pas contents des modifications que vous avez faites, vous pouvez les réinitialiser à leur valeur initiale en cliquant sur « Réinitialiser le modèle ».

Création d’un modèle

Pour trouver les modèles déjà disponibles et en créer un nouveau, rendez-vous dans le menu Emails -> Modèles. Vous pouvez rajouter autant de modèles que vous voulez. Le tag « Libre » est automatique et signifie que ce modèle n’est pas un modèle spécial.

Utilisation des champs dynamiques

Pour utiliser les champs dynamiques, copiez-collez n’importe quel champ de droite dans une balise encadrée de deux accolades : {{ }}. La documentation complète sur l’utilisation des champs dynamiques est ici (Liquid). Pour les champs de date et leur mise en forme, voici la page qui vous aidera à rendre ça joli (à noter que les dates sont au format US, donc il faut contourner un peu l’écriture par défaut pour avoir quelque chose d’un peu plus français).

Modification d’un modèle

Modification définitive

Rendez-vous comme ci-dessus dans Modèles, modifiez et enregistrez. Notez que si vous procédez à un changement de cette manière, cela prend effet pour tous les autres animateurs. Si vous voulez créer un nouveau modèle que vous jugez spécifique à votre propre usage, vous pouvez lui donner votre nom (afin de le distinguer des autres modèles).

Modification ponctuelle (pour un envoi)

À chaque envoi d’email(s), vous aurez la possibilité de ré-éditer le mail avant qu’il parte. Si vous souhaitez envoyer un modèle d’emails à plein de gens mais y faire une légère modification ponctuelle, ne modifiez donc pas le modèle mais éditez-le juste avant envoi.

Utilisation des modèles

Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs, puis cliquer sur Actions groupées -> Envoyer un email à ces utilisateurs. Une fenêtre apparaît qui vous demande de sélectionner le modèle. Choisissez donc.

Vous arrivez ensuite sur la page d’édition et d’envoi. Vous y voyez (et pouvez éditer) l’email que vous allez envoyer, les personnes qui ont été sélectionnées (vous pouvez refaire un tri ici).

En-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemblera exactement l’email que recevra chacune des personnes, avec la vision « Aperçu ».

Quand vous êtes satisfait·e, vous envoyez !

Vous pouvez aussi envoyer un modèle directement depuis la page profil d’un membre :

Ou depuis la page d’une suggestion :

Et cetera et cetera !

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